Chào bạn!

Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn  đến ILAW. Chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn như sau:

Cơ sở pháp lý:

Luật hộ tịch 2014

Nghị định 123/2015 NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật hộ tịch 2014

Nội dung tư vấn

1. Thủ tục cấp trích lục giấy khai sinh theo quy định

Điều 63 Luật hộ tịch 2014 quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký

” Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.” 

Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Như vậy nếu trước đây bạn đã đăng ký khai sinh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì khi bị mất hoặc hư hỏng có thể xin cấp lại trích lục giấy khai sinh theo quy định của pháp luật.

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Để tiến hành thủ tục cấp trích lục giấy khai sinh bạn chuẩn bị hồ sơ cấp trích lục giấy khai sinh bao gồm:

Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu

Bản chính Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);

Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)

Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

Người yêu cầu cấp trích lục giấy khai sinh trực tiếp đến, gửi hồ sơ qua đường bưu điện hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan có thẩm quyền. 

2. Thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh

Khoản 5, điều 4 Luật hộ tịch 2014 có giải thích như sau: “Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện,  Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền.

Trường hợp này bạn gửi hồ sơ đến UBND cấp xã nơi bạn đã làm giấy khai sinh lần đầu, cơ quan sẽ có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh cho bạn. Như vậy UBND cấp xã BMT sẽ có thẩm quyền trích lục giấy khai sinh cho bạn.

3. Thời gian giải quyết cấp trích lục giấy khai sinh

Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu. 

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì công chức hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Chú ý: 

+ Trường hợp ủy quyền thì văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

+ Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

Xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách. 

Trân trọng /./.  

Luật sư Đoàn Văn Nên