Dấu doanh nghiệp là một nội dung không mới lạ, nhưng luôn được các doanh nghiệp quan tâm, vì dấu doanh nghiệp luôn là một phần không thể thiếu để khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản do doanh nghiệp ban hành. Sau đây là cách sử dụng và đóng dấu trong doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành: 

I.Dấu doanh nghiệp là gì?

Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể dấu của doanh nghiệp:

“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:

- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp.

Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

1. Cách đóng dấu công ty

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020 quy định về sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như sau:

“1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”

Theo đó có 3 cách đóng dấu công ty: Dấu đóng trên chữ ký, dấu treo và dấu giáp lai.

1. Đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Việc đóng dấu chữ ký phải đảm bảo:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;
• Chỉ được đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện;
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

2. Đóng dấu treo

Điểm d, Khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau:

“d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.”

Việc đóng dấu treo được thực hiện như sau:

• Đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;
• Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Theo đó, đóng dấu treo là việc đóng dấu lên trang đầu của văn ban và con dấu phải trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên doanh nghiệp, tổ chức sẽ được viết phía bên trái, trên đầu của văn bản hay phụ lục đính kèm văn bản gốc nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía đầu trang bên trái của tờ đầu tiên, bao trùm lên tên doanh nghiệp, tổ chức. Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.

     Tính pháp lý, ý nghĩa của đóng dấu treo

Có thể thấy, việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

3. Đóng dấu giáp lai

Điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30 quy định về dấu giáp lai như sau: “Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản”

 Đồng thời, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định “Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định”(điểm d khoản 1 Điều 33).

Theo đó, khi đóng dấu giáp lai phải đảm bảo:

• Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản

Từ quy định này có thể thấy, doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của người đại diện có thẩm quyền của các bên ở trang cuối của hợp đồng thì còn cần có dấu giáp lai của các bên ký kết (nếu tấc cả các bên ký kết đều là tổ chức có con dấu) để gia tăng tính đảm bảo và thống nhất cho nội dung đã giao kết.

Tính pháp lý, ý nghĩa của đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai nhằm mục đích để tất cả tờ trong Văn bản hoặc Phụ lục đều có thông tin của con dấu để xác thực thông tin, tính chân thực của văn bản nhằm ngăn ngừa thông tin giả mạo hay hành vi thay đổi, sửa đổi nội dung văn bản gốc về sau.

Trên đây là những nội dung cơ bản cần thiết khi sử dụng con dấu trong quá trình hoạt động, vận hành doanh nghiệp mà các doanh nghiệp cần lưu ý, so sánh và điều chỉnh cho phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập, để tránh những rủi ro đáng tiếc liên quan đến giá trị pháp lý của văn bản trong các hoạt động đối nội đối ngoại.

Luật sư Hoàng Trương Đông Hà